Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Alla on yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja koskien Puheeksioton perusteet -verkkokurssin tilaus- ja osallistujarekisteriä sekä sähköisistä lomakkeista kerättäviä tietoja. Selosteesta ilmenee, mitä henkilötietoja rekisterissä on, mihin niitä käytetään ja minne tietoja säännönmukaisesti luovutetaan sekä tietojen suojauksen periaatteet.

TIETOSUOJASELOSTE

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §

Rekisterinpitäjä:
A-klinikkasäätiö, Ratamestarinkatu 7 A, 00520 Helsinki, p. 050 5780 806

Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt:
Verkkopalvelupäällikkö Pirkko Hakkarainen, etunimi.sukunimi(at)a-klinikka.fi
Tietosuojavastaava Tiia Ruokosalo, saatio.tietosuoja(at)a-klinikka.fi tai postitse yläolevaan osoitteeseen merkinnällä A-klinikkasäätiö/tietosuoja.

Rekisterin nimi:
Puheeksioton perusteet -verkkokurssin tilaus- ja osallistujarekisteri sekä sähköisistä lomakkeista kerättävät tiedot.

Rekisterin käyttötarkoitus:
Tilaus- ja osallistujarekisterin henkilötietoja käytetään verkkokurssin ryhmien luomiseen, kurssisuoritusten seurantaan ja raportointiin kurssin tilanneelle taholle sekä kurssin kehittämistä tukevan seurantakyselyn ja oppimisympäristön edellyttämien yhteydenottojen lähettämiseen. Tietoa siitä, mitä kautta kurssin tilaaja on kuullut kurssista, käytetään kurssin markkinoinnin seurannassa ja suunnittelussa. Oppimisympäristön kautta vapaaehtoisesti täytettävien kurssin ennakko- ja palautekyselyjen tarkoitus on kerätä tietoa kurssin vaikuttavuudesta sekä tukea kurssin kehittämistyötä. Oppimisympäristön käytöstä lokiin tallentuvia henkilötietoja käytetään teknisten ongelmien selvittämiseen ja osallistujien aktiivisuuden seurantaan. Tieto kurssilaisten suoritusmerkinnöistä välitetään kyseisen kurssin tilanneelle yhteyshenkilölle sähköpostitse. Tilaus- ja osallistujarekisteriä voidaan käyttää myös tutkimustarkoituksessa kohderyhmän tavoittamiseksi.

Verkkokurssin data jää A-klinikkasäätiön kehittämiskäyttöön, esimerkiksi tilastointiin (osallistujien määrä, kurssista koettu hyöty ja työssäkäyntialueen maakunta). Mikäli tarvetta ilmenee, A-klinikkasäätiö voi asiakkaan yhteyshenkilön pyynnöstä poistaa kurssilaisen nimen rekisteristä. Mikäli verkkokurssiin liittyy ulkopuolista tutkimustoimintaa, siihen on haettava tutkimuslupa A-klinikkasäätiöstä. Luvassa määritellään tarkasti, miten anonyymiä aineistoa voidaan tutkimuksessa käyttää. Mikäli tutkimuslupaan liittyy haastattelupyyntö asiakkaalle, lupaa kysytään A-klinikkasäätiön toimesta asiakkaan nimeämän yhteyshenkilön kautta. Haastattelut perustuvat vapaaehtoisuuteen ja asiakkaalla on oikeus kieltäytyä haastattelupyynnöstä.

Rekisterin tietosisältö:
Tilausrekisteri sisältää seuraavat kurssitettavaan ryhmään liittyvät tiedot, jotka tilaaja ilmoittaa tilauksen yhteydessä: ryhmän yksikkö tai osasto, organisaatio ja paikkakunta; yhteyshenkilön nimi, nimike ja sähköpostiosoite; osallistujien nimet ja sähköpostisoitteet sekä kurssituksen suoritusaikataulu. Lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisille suunnatussa Puheeksioton perusteet -verkkokurssin palvelussa kysytään, mitä kautta kurssin tilaaja on kuullut kurssista.

Oppimisympäristön rekisteri sisältää seuraavat osallistujaan liittyvät tiedot, jotka osallistuja ilmoittaa rekisteröitymisen yhteydessä: nimi, sähköpostiosoite, paikkakunta, maa ja organisaatio. Lisäksi osallistujan tietoihin liitetään automaattisesti kurssiavaimen syöttämisen yhteydessä organisaatio- ja yksikkötieto, jotka on ilmoitettu A-klinikkasäätiölle kurssituksen tilauksessa. Oppimisympäristöön tallentuu lokitiedot kirjautumisista, arvosanat tenttisuorituksista sekä kurssin hyväksytysti suorittaneiden todistus (PDF), joka sisältää kurssilaisen nimi-, organisaatio- ja/tai ryhmätiedon.

Palautelomake sisälsi 9.1.2018 asti seuraavat henkilötiedot, joiden antaminen oli vapaaehtoista: nimi, sähköpostiosoite ja organisaatio. Nykyään yhteystietoja ei enää kysytä palautelomakkeessa. Tilaus- ja osallistujarekisterissä sekä ennakko-, seuranta- ja palautekyselyissä järjestelmään tallentuu lomaketta täyttävän IP-osoite automaattisesti. Seurantakyselyn kohdalla järjestelmään jää sähköpostiosoitteet, joihin kysely on lähetetty.

Säännönmukaiset tietolähteet:
Rekisterit kootaan sähköisten lomakkeiden tiedoista, jotka tilaaja tai osallistuja antaa itse. IP-osoite tallentuu automaattisesti järjestelmään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Tilaus- ja osallistujarekisterien tietoja ei luovuteta eikä siirretä eteenpäin kolmansille osapuolille. Oppimisympäristön ennakko- ja palautekyselyt sijaitsevat palveluntuottajan palvelimella, ja käsitellään nimettömästi. Sopimuksen mukaisilla palveluntuottajilla on oma tietosuojaseloste tietojen käsittelystä.

Rekisterinsuojauksen periaatteet:
Kaikki tiedot tallentuvat palveluntarjoajan tietokantoihin, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Tietokannat on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisteriä ja lokitietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan tehtävään nimetyt henkilöt A-klinikkasäätiöstä. IP-osoitteet eivät ole oletusarvoisesti kenenkään nähtävillä. Osallistuja on itse vastuussa käyttäjätunnuksestaan ja salasanastaan sekä siitä, ettei luovuta niitä ulkopuolisille.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista:
Osallistujat pystyvät tarkastelemaan ja muokkaamaan itseään koskevia henkilötietoja kirjautumalla oppimisympäristöön omilla tunnuksillaan. Tilaajilla on oikeus pyytää omia tilauksiaan tarkasteltavaksi ja vaatia virheellisten henkilötietojen korjaamista. Kurssilaisilla on oikeus pyytää tietojaan hävitettäväksi tietokannasta. Yhteydenotot: otapuheeksi(at)a-klinikka.fi.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

Muuta:
Ota puheeksi-verkkokurssin internet-pohjaisena kyselytyökaluna toimii Webropol. Tutustu myös Webropolin tietosuojaselosteeseen. Tietoa A-klinikkasäätiön verkkopalvelujen evästekäytännöistä löydät A-klinikkasäätiön verkkosivuilta.