Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Alla on yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja koskien Puheeksioton perusteet -verkkokurssin tilaus- ja osallistujarekisteriä sekä sähköisistä lomakkeista kerättäviä tietoja. Selosteesta ilmenee, mitä henkilötietoja rekisterissä on, mihin niitä käytetään ja minne tietoja säännönmukaisesti luovutetaan sekä tietojen suojauksen periaatteet.

TIETOSUOJASELOSTE

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki (5.12.2018/1050).

Rekisterinpitäjä
A-klinikkasäätiö, Ratamestarinkatu 7 A, 00520 Helsinki

Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt
Verkkopalvelupäällikkö Pirkko Hakkarainen, etunimi.sukunimi(at)a-klinikka.fi, p. 050 5780 806
Tietosuojavastaava Tiia Ruokosalo, saatio.tietosuoja(at)a-klinikka.fi tai postitse yläolevaan osoitteeseen merkinnällä A-klinikkasäätiö/tietosuoja.

Rekisterin nimi
Puheeksioton perusteet -verkkokurssin tilaus- ja osallistujarekisteri sekä sähköisistä lomakkeista kerättävät tiedot.

Rekisterin käyttötarkoitus
Tilaus- ja osallistujarekisterin henkilötietoja käytetään verkkokurssin ryhmien luomiseen, kurssisuoritusten seurantaan ja raportointiin kurssin tilanneelle taholle sekä kurssin kehittämistä tukevan seurantakyselyn ja oppimisympäristön edellyttämien yhteydenottojen lähettämiseen. Tietoa siitä, mitä kautta kurssin tilaaja on kuullut kurssista, käytetään kurssin markkinoinnin seurannassa ja suunnittelussa. Oppimisympäristön kautta vapaaehtoisesti täytettävien kurssin ennakko- ja palautekyselyjen tarkoitus on kerätä tietoa kurssin vaikuttavuudesta sekä tukea kurssin kehittämistyötä. Oppimisympäristön käytöstä lokiin tallentuvia henkilötietoja käytetään teknisten ongelmien selvittämiseen ja osallistujien aktiivisuuden seurantaan. Tieto kurssilaisten suoritusmerkinnöistä välitetään kyseisen kurssin tilanneelle yhteyshenkilölle sähköpostitse. Tilaus- ja osallistujarekisteriä voidaan käyttää myös tutkimustarkoituksessa kohderyhmän tavoittamiseksi.

Verkkokurssin data jää A-klinikkasäätiön kehittämiskäyttöön, esimerkiksi tilastointiin (osallistujien määrä, kurssista koettu hyöty ja työssäkäyntialueen maakunta). Mikäli tarvetta ilmenee, A-klinikkasäätiö voi asiakkaan yhteyshenkilön pyynnöstä poistaa kurssilaisen nimen rekisteristä. Mikäli verkkokurssiin liittyy ulkopuolista tutkimustoimintaa, siihen on haettava tutkimuslupa A-klinikkasäätiöstä. Luvassa määritellään tarkasti, miten anonyymiä aineistoa voidaan tutkimuksessa käyttää. Mikäli tutkimuslupaan liittyy haastattelupyyntö asiakkaalle, lupaa kysytään A-klinikkasäätiön toimesta asiakkaan nimeämän yhteyshenkilön kautta. Haastattelut perustuvat vapaaehtoisuuteen ja asiakkaalla on oikeus kieltäytyä haastattelupyynnöstä.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle

Peruste henkilötietojen käsittelylle on käyttäjän oma suostumus rekisteröitymisen ja kurssitilauksen yhteydessä. 

Rekisterin tietosisältö
Tilausrekisteri sisältää seuraavat kurssitettavaan ryhmään liittyvät tiedot, jotka tilaaja ilmoittaa tilauksen yhteydessä: ryhmän yksikkö tai osasto, organisaatio ja paikkakunta; yhteyshenkilön nimi, nimike ja sähköpostiosoite; osallistujien nimet sekä kurssituksen suoritusaikataulu. Lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisille suunnatussa Puheeksioton perusteet -verkkokurssin palvelussa kysytään, mitä kautta kurssin tilaaja on kuullut kurssista.

Oppimisympäristön rekisteri sisältää seuraavat osallistujaan liittyvät tiedot, jotka osallistuja ilmoittaa rekisteröitymisen yhteydessä: nimi, sähköpostiosoite, paikkakunta, maa ja organisaatio. Lisäksi osallistujan tietoihin liitetään automaattisesti kurssiavaimen syöttämisen yhteydessä organisaatio- ja yksikkötieto, jotka on ilmoitettu A-klinikkasäätiölle kurssituksen tilauksessa. Oppimisympäristöön tallentuu lokitiedot kirjautumisista, arvosanat tenttisuorituksista sekä kurssin hyväksytysti suorittaneiden todistus (PDF), joka sisältää kurssilaisen nimi-, organisaatio- ja/tai ryhmätiedon.

Palautelomake sisälsi 9.1.2018 asti seuraavat henkilötiedot, joiden antaminen oli vapaaehtoista: nimi, sähköpostiosoite ja organisaatio. Nykyään yhteystietoja ei enää kysytä palautelomakkeessa. Tilaus- ja osallistujarekisterissä sekä ennakko-, seuranta- ja palautekyselyissä järjestelmään tallentuu lomaketta täyttävän IP-osoite automaattisesti. Seurantakyselyn kohdalla järjestelmään jää sähköpostiosoitteet, joihin kysely on lähetetty.

Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterit kootaan sähköisten lomakkeiden tiedoista, jotka tilaaja tai osallistuja antaa itse. IP-osoite tallentuu automaattisesti järjestelmään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tilaus- ja osallistujarekisterien tietoja ei luovuteta eikä siirretä eteenpäin kolmansille osapuolille. Oppimisympäristön ennakko- ja palautekyselyt sijaitsevat palveluntuottajan palvelimella, ja käsitellään nimettömästi. Sopimuksen mukaisilla palveluntuottajilla on oma tietosuojaseloste tietojen käsittelystä.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

Rekisterinsuojauksen periaatteet ja tietojen säilytysajat
Kaikki tiedot tallentuvat palveluntarjoajan tietokantoihin, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Tietokannat on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisteriä ja lokitietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan tehtävään nimetyt henkilöt A-klinikkasäätiöstä. IP-osoitteet eivät ole oletusarvoisesti kenenkään nähtävillä. Osallistuja on itse vastuussa käyttäjätunnuksestaan ja salasanastaan sekä siitä, ettei luovuta niitä ulkopuolisille.
Osallistujarekistereihin annettuja tietoja säilytetään pääsääntöisesti niin pitkään, kunnes rekisteröitynyt poistaa itse tai pyytää ylläpidolta omien tietojensa poistamista.
Anonymisoitua aineistoa voidaan säilyttää tutkimus- ja raportointitarkoituksiin.
IP-osoite poistuu järjestelmästä 1 vuoden kuluttua.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Osallistujat pystyvät tarkastelemaan ja muokkaamaan itseään koskevia henkilötietoja kirjautumalla oppimisympäristöön omilla tunnuksillaan. Tilaajilla on oikeus pyytää omia tilauksiaan tarkasteltavaksi ja vaatia virheellisten henkilötietojen korjaamista. Kurssilaisilla on oikeus pyytää tietojaan hävitettäväksi tietokannasta.


Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada tiedot siirretyksi koneellisesti luettavassa muodossa toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Tietojen käsittelyä voi myös rajoittaa. Lisäksi henkilöllä on oikeus saada oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu), mikäli emme ole mielestäsi noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä tai viranomaismääräyksiä. 

Tietosuojavaltuutetun toimisto p. 029 5666 700, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki tai postiosoite PL 800, 00531 Helsinki.

Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai poistamista koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Yhteydenotot: otapuheeksi(at)a-klinikka.fi.

Muuta
Ota puheeksi-verkkokurssin internet-pohjaisena kyselytyökaluna toimii Webropol. Tutustu myös A-klinikkasäätiön Webropol-tietosuojaselosteeseen. Tietoa A-klinikkasäätiön verkkopalvelujen evästekäytännöistä löydät A-klinikkasäätiön verkkosivuilta.